miércoles, 18 de enero de 2012

Comunícate con clase.

Las formas de comunicarse cada vez son más amplias lo que en algunas ocasiones nos facilita transmitir a toda la empresa lo que querramos decir. Por lo tanto, es muy importante estar bien informados respecto a la mejor forma de utilizar los medios mediante los cuales estaremos compartiendo nuestras ideas. De acuerdo a Magazine de Negocios, estas son las relgas de oro que no debemos olvidar:

1) Correo Electrónico

– Siempre indique el asunto, para que el destinatario pueda determinar la importancia de la carta.

– No se olvide de saludar. Muchas veces, he recibido e-mails que comienzan, en vez de “Buenos Días”, por el tema en cuestión. Esto puede causar la indiferencia de la persona a la que va dirigida la carta, por considerarlo descortés.

– Diríjase al destinatario en forma personal. A uno le es más agradable ver su nombre, en lugar de “Estimado/a” o “A quien corresponda”.

– Escriba brevemente. Recuerde que los mensajes muy largos, no se leen en seguida, sino que se dejan para después. Sin embargo una excesiva brevedad también puede perjudicar.

– Responda a sus e-mails el mismo día. Si no resulta, comunique, por lo menos, que trabaja sobre la cuestión o que por el momento esta ocupado con otros proyectos.

– La información confidencial se informa en una cita o por teléfono. No existe correo electrónico “secreto”.

– Vuelva a leer el texto para estar convencido de que en él no hay ambigüedades.

– Compruebe, si no hay errores. Se puede configurar la comprobación automática de ortografía y gramática.

– No utilice en la correspondencia de trabajo los colores muy fuertes o emoticones animados.

– Utilice abreviaturas, solamente cuando esta seguro de que el destinatario sabe su significado.

– Firme con su nombre completo. También, para más información, puede indicar su puesto, el nombre de la compañía y el número de teléfonos.


2) Teléfono

– Comience la conversación con su presentación y la de su compañía. No “Alo, lo escucho”, sino “el Departamento de Ingeniería de la compañía x. Lorena Pérez”.

– Si es necesario hacer una pausa en la conversación, diga: “¿Puedo pedirle un minuto?” Es más cortés que decir: “Espere un poco” o “no coloque el tubo”. Recomience la conversación lo antes posible. Los clientes no esperarán mucho tiempo, simplemente se van a… sus competidores.

– Si la conversación se ha tornado larga, diga algo como: “Disculpe, en pocos minutos tengo una reunión. ¿Puedo volver a llamarlo más tarde o escribirle un e-mail? “

– Si en el momento, cuando usted habla por teléfono, viene un colega, de más importancia a la conversación por teléfono. (En caso de que la reunión no fue acordada de antemano).

– No discuta por teléfono de oficina los asuntos personales. Por lo menos, fuertemente y mucho tiempo.


3) Teléfono con altavoz

– Ante todo, presente a todos los participantes de la conferencia telefónica.

– Antes de hablar, diga su nombre una vez más para que sea claro quién esta dialogando.

– No interrumpa a los interlocutores.

– Antes de cambiar la conversación telefónica habitual en el régimen “altavoz”, pregunte si su interlocutor esta de acuerdo.

4) Teléfono móvil

– No tenga el tono de timbre al máximo, más si está en una reunión o hablando con alguien.

– Si no puede apagar el teléfono, use sus funciones, póngalo en vibrador.

– En la esfera de trabajo los ringtones muy “alegres” son inoportunos y pueden incluso causar daño a su imagen profesional.

– No discuta en los lugares públicos tales temas, como el curso de las negociaciones, la información comercial o las transacciones importantes.

– Y por último, no comience la conversación por el tema en cuestión, primero, pregunte a su interlocutor si éste dispone del tiempo.

martes, 17 de enero de 2012

Comida de Negocios... Compórtate como todo un profesional!

Los negocios ya no se cierran en una sala de juntas ni en una oficina, lo de hoy es asistir a compartir ya sea el desayuno, la comida o la cena con tus clientes, ahí en un ambiente neutral y más relajado es en donde se cierran grandes negociaciones. No dejes que el cierre de la tuya sea negativo por tener un comportamiento inapropiado. Algunos consejos para las comidas de negocios son:

* El anfitrión:

+ Deberá hacer la invitación y reservación del lugar.
+ Reconfirmar por escrito el lugar, hora y fecha.
+ No llevar papeles, la mesa no es un escritorio de oficina.
+ Indicar los lugares en los que se sentará cada invitado.
+ Pedir un aperitivo para dar tiempo a que los invitados lleguen.
+ Durante la comida presentar el tema de negocios que se quiere tratar.
+ No alargar la sobremesa por mucho tiempo.
+ No pedi alcohol o beber lo menos posible.
+ Siempre será el responsable de pagar la cuenta.

* El Invitado:

+ Tener apagado su celular y no ponerlo sobre la mesa.
+ Pedir platillos de precio moderado y unicamente un platillo principal
+ Dejar que el anfitrión inicie el tema de negocios.
+ Quedarse a la sobremesa pero no alargarla por mucho tiempo.


Que disfruten su cena!

lunes, 16 de enero de 2012

Diversidad Cultural = Negociaciones Exitosas


Ya sea que te encuentres de viaje en otro país o que venga alguna persona de otro para realizar una negociación contigo, siempre debes de estar preparado. Lo primero que tenemos que comprender es que siempre existen diferencias entre las culturas empezando muchas veces por el idioma. Ninguna cultura es mejor que otra, simplemente son diferentes y como todo siempre tendrán sus pros y sus contras, teniendo esto en mente, podemos empezar a prepararnos para negociar y obtener los resultados que esperamos. Las recomendaciones para lograr esto son las siguientes:

1.- Idioma - Si la persona no habla el mimso idioma y tu no lo dominas, será mejor asegurarte de contar con un buen intérprete.

2.- Costumbres - Estudiar sobre el país que se visita o al que pertenece la otra persona. Historia, cultura, costumbres y situación actual.

3.- Imitar - Aunque suene un poco raro, hay una frase que dice "Donde fueres, haz lo que vieres" que simplemente consiste en que al ser un visitante en otro país debes de apegarte en lo posible a sus costumbres.

Ya que tomaste en cuenta los pasos anteriores. Bueno, es hora de aplicar la Etiqueta en los Negocios, según las sugerencias de Protocolo.org:

+ Cuando te presenten a alguien no digas "Encantado". Un emprendedor bien educado simplemente extiende la mano y dice su nombre y apellido.

+ Nunca digas "Buen provecho". Sólo inicia a comer cuando los demás han recibido sus alimentos o cuando el anfitrión empiece.

+ Un signo de pésima educación es no recordar el nombre de la persona que te acaban de presentar.

+ A las citas de negocio, siempre hay que llegar limpios y presentables. Las mujeres no deben exagerar su maquillaje, vestir sexy o de forma extravagante, a no ser de que trabajen en el mundo del espectáculo o de la publicidad.

+ En tus mensajes vía correo electrónico evite textos con colores. Manda mensajes cortos y con pocas abreviaciones. No uses direcciones con apodos de chat o personales. Lo mejor es usar una dirección con nombre y apellido.

+ En una comida de negocios, apaga tu celular.

+ Si escribe a un fax lo ideal es escribir a mano la fecha, el lugar, las fórmulas de cortesía y la firma. Todo lo demás puede ser redactado con la computadora.

Ahora si ya estarán listos para iniciar sus negociaciones!

jueves, 12 de enero de 2012

Maleta en mano y... Viaje de Negocios!

Entonces llegamos al supuesto que tienes un viaje de negocios. ¿Qué es lo que no puede faltar en tu maleta?. Normalmente nos preguntamos qué debemos de llevar y es muy común que terminemos llevando cosas de más o por el contrario que olvidemos un par de cosas. Si esta situación te resulta familiar te recomiendo seguir leyendo. A continuación les presento algunos consejos de qué es lo que debes de incluir en tu maleta para un viaje de negocios. Independientemente de la duración del viaje hay cosas que siempre debes de considerar:

1.- Clima - Toma en cuenta el clima de la ciudad que vas a visitar para que tu atuendo vaya de acuerdo a la temporada y no sufras ni frío ni calor.

2.- Dress Code - Recuerda que estas en un viaje de negocios, así es que lleva ropa adecuada para la situación aunque no está demás llevar un cambio sport por si tienes oportunidad de visitar algún otro lugar de la ciudad.

3.- Combínalos! - Escoje prendas básicas y alguna que otra cosa que las diferencíe como corbatas o accesorios que te hagan lucir diferente para poder utilizar un traje o falda más de una vez.

4.- Lo Necesario - Organiza tu outfit con anticipación para que lleves unicamente lo necesario y no estés cargando cosas en vano que solo lograrán que lleves un equipaje muy grande o pesado.

5.- Apégate a las normas - Antes de viajar procura revisar cuál es el peso permitido en la aerolinea que viajas así como los artículos que podra llevar a bordo en equipaje de mano o de lo contrario tomar el tiempo para documentar.

Finalmente les recomiendo que realicen una lista de artículos personales para que no dejen nada en casa. Y ...disfruten su viaje!!!!

miércoles, 11 de enero de 2012

Do´s and Don´ts de las Videoconferencias


Ya hablamos sobre las juntas de negocios, pero cada vez es mas común tener a clientes, proveedores, compañeros e incluso a tu mismo jefe en otra locación e inclusive en otro país, esto nos ha llevado a que ahora nuestras juntas sean a través de videoconferencias. No es de sorprenderse que también existan reglas de etiqueta para este tipo de reuniones, a continuación les comparto algunas sugerencias:

Qué Hacer:

* Establecer una agenda y enviarla con anticipación a los participantes.
* Hacer llegar el material o presentación a todos los asistentes.
* Realizar pruebas antes de que empiece la junta.
* Asignar a una persona que funja como moderador.
* Presentar a los participantes.
* Poner en silencio el micrófono hasta que sea su turno de participar.
* En caso de estar grabando la videoconferencia, notificar a todos los participantes con anterioridad.
* Establecer a una sola persona encargada de mover la cámara por sitio.
* Notificar a alguna persona de soporte técnico para que en caso de alguna falla o emergencia pueda asistirlo de manera inmediata.

Qué NO Hacer:

* Gritar para que te "escuchen mejor".
* Mover constantemente objetos o papeles.
* Vestir con ropa de pequeños grabados o cuadros ya que distorsiona la imagen.

domingo, 8 de enero de 2012

Junta de Negocios.. ¿Qué hacer?

Las juntas de negocios son de lo más común, a veces son tan frecuentes que dejamos de prestar atención en algunos detalles muy importantes, como todo, el comportamiento en las juntas también es importante. El periódico "El Norte" publicó una nota al respecto, la cual les comparto a continuación:

Antes de asistir a una junta de negocios debes llamar por teléfono a la persona que convoca a la reunión, con la finalidad, primero, de verificar si se llevará a cabo o no, el lugar y la hora, y segundo, confirmar tu asistencia un día antes. No lo hagas vía email, pues es posible que no sea leído a tiempo.

En la sala de reuniones. Demuestra tu buena educación y que sabes de etiqueta incluso en las juntas de negocios; para esto te damos algunos tips:
*Documéntate: Debes conocer a fondo el tema que se va a tratar, y en tu caso, exponerlo de manera clara y concisa, sin rodeos, para que la reunión sea lo mas breve posible.

*Exprésate adecuadamente. Usa el lenguaje apropiado: Verbal y no verbal (postura, gestos, ademanes, expresiones y demás), dependiendo a quien o a quienes te estás dirigiendo.
*Escucha, luego opina. Pon atención a los diferentes puntos de vista, y en caso de no estar de acuerdo, expresa el tuyo respetando el de los demás. No interrumpas.
*Preguntas coherentes. Haz cuestionamientos importantes, no preguntes solo por intervenir. Lleva recursos. De ser posible, lleva apoyo visual, por ejemplo: Fotografías, gráficas, tablas, y por qué no, un resumen de tu propuesta o investigación sobre el tema, dando una copia a todos los presentes.
*Concluye: Al final, llega a conclusiones para cerrar la junta.

Etiqueta. Existen otros puntos que debes considerar para causar buena impresión: Se positivo.
*Ten una actitud positiva hacia ti mismo, esto denota seguridad.
*Viste para la ocasión. En el caso de los hombres, traje o blazer, corbata, discretos y bien combinados; en el caso de las mujeres, cuida el escote y el largo de la falda que no sean “escandalosos”. Un peinado sencillo pero arreglado y colores sobrios en la ropa. Si vas muy llamativa, podrías distraer la atención del interlocutor y no se fijaría en lo que digas.
*Busca tu lugar. No te sientes en la cabecera (a menos que tú presidas la junta).
*Desconéctate. Apaga tu celular y radiolocalizador.
*Mantén la calma. No te enojes - el que se enoja pierde -, mejor respira profundo y cuenta hasta 10 en caso de no estar de acuerdo o de que tu interlocutor no sea una persona educada.

sábado, 7 de enero de 2012

Conserva tu Imagen Profesional

Ya obtuviste el empleo, la primera impresion con tus jefes, compañeros, etc. fue impresionante, sin embargo, el trabajo empieza ahora. Además de familiarizarte con tus nuevas actividades, con las políticas, visión, misión y cultura de la empresa. También es muy importante que sostengas esa imagen profesional que te caracteriza. Para esto te sugiero evites cometer los siguientes 15 errores muy comunes!:

1.- Ser impuntual. - No hagas esperar a tus compañeros, respeta el tiempo de los demás.

2.- Tutear a tus superiores.- Si ellos no te concedieron este privilegio, continuales hablandoles de usted.

3.-Introducir a las personas por jerarquia- La caballerosidad en los negocios no existe, siempre en una junta o reunión hay que presentar a las personas de acuerdo a la jerarquía o posición organizacional que tengan empezando por el que tenga mayor rango.

4.-Entregar una tarjeta de presentación en malas condiciones- Si traes una tarjeta rayada, arrugada, doblada..mejor evita entregarla así ya que parecerá que eres una persona descuidada.

5.-Saludar de beso a la mujer- Esto se deberá de evitar a menos que la mujer sea quien se acerque a saludar de beso.

6.-Escribir con faltas de ortografía o redacción- Si tienes duda en tu ortografía utiliza la verificación de outlook o word, te serán de mucha utilidad.

7.-Maquillarse frente a otros- Mujeres!.. si no alcanzaron a maquillarse, vayan a los sanitarios pero eviten hacerlo en su oficina.

8.-Hablar con groserías- Si esto no se escucha bien con tus amigos y familia, mucho menos en un ámbito laboral, no hay situación que lo amerite.

9.-Discutir a gritos- Las diferencias que se puedan tener en el ámbito laboral se deberán de resolver utilizando un tono moderado de voz.

10.- Mascar chicle o morderse las uñas- Las dos cosas se ven igual de mal, si en lugar de un chicle podrás utilizar una pastilla de menta.

11.-Colocar el teléfono celular sobre la mesaYa sea en una junta de negocios o en una comida, esta acción indica a las demás personas que tienes cosas más importantes que atender que lo que estás haciendo en ese momento.

12.- Utilizar el altavoz sin informar a la otra parte- No sabes que temas se podrán tocar durante la conferenia, por lo tanto siempre debes notificar que tendás la llamada en altavoz.

13.-Utilizar la cuenta de correo del trabajo para asuntos personales- Los instrumentos que te brinde la compañía (Correo, teléfono, celular, impresoras, etc.) son precisamente para efectos relacionados con la misma, por lo tanto evita en lo posible utilizarlos para uso personal.

14.-Escribir los correos únicamente en Mayúsculas- Esto indicará 2 cosas: Qué estás "gritando" o que no tienes buena ortografía.

15.-"Juntitis"- Organizar juntas absolutamente para TODO sin un objetivo específico. Mejor organiza bien una que tenga un orden, un objetivo y finalmente una minuta para dar seguimiento a los puntos acordados.

Siguiendo los puntos anteriores, seguramente serán considerados unos buenos empleados, compañeros de trabajo y serán respetados en el mismo. Recuerden que siempre hay que ser cordiales.